Le modalità di partecipazione al Sistan si articolano a seconda della tipologia di ente presso il quale viene costituito l’ufficio di statistica, come specificato di seguito.

Secondo l’art. 2 del d.lgs. n.322 del 1989, fanno parte del Sistema statistico nazionale:

• l'Istituto nazionale di statistica (Istat);
• gli uffici di statistica centrali e periferici delle amministrazioni dello Stato e delle amministrazioni ed aziende autonome, istituiti ai sensi dell'art. 3;
• gli uffici di statistica delle regioni e delle province autonome;
• gli uffici di statistica delle province;
• gli uffici di statistica dei comuni singoli o associati e delle unità sanitarie locali;
• gli uffici di statistica delle camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura;
• gli uffici di statistica, comunque denominati, di amministrazioni e enti pubblici individuati ai sensi dell'art. 4;
• gli altri enti ed organismi pubblici di informazione statistica individuati con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (D.P.C.M. 31 marzo 1990).

Di seguito sono disponibili i modelli di atto utili per la costituzione degli uffici di statistica:

• comuni
• comuni (ufficio di statistica coincidente con i servizi demografici)
• comuni in forma associata
• province

Con riferimento all'inserimento nel Sistan degli altri enti pubblici di cui all’art. 4, d. lgs. n. 322/89, la procedura può essere avviata anche su iniziativa del soggetto interessato. In tale caso, quest’ultimo deve presentare all’Istat un'istanza di partecipazione al Sistan da sottoporre, previo parere del Presidente dell’Istat e sentito il Comitato di indirizzo e coordinamento dell’informazione statistica (Comstat), alla valutazione del Presidente del Consiglio dei Ministri o del Ministro delegato corredata dagli elementi informativi necessari per la valutazione della sussistenza dei requisiti e dei criteri di ammissibilità individuati dal legislatore.

La Direzione centrale per i rapporti esterni, le relazioni internazionali, l'ufficio stampa e il coordinamento del Sistan (Dcre) cura l'istruttoria, raccogliendo ed esaminando la documentazione fornita dal richiedente. Qualora esigenze istruttorie lo rendano opportuno, la Dcre  provvede ad integrare le informazioni disponibili richiedendo all'interessato ovvero ad altri soggetti ogni ulteriore elemento di valutazione ritenuto utile.

Sulla base degli elementi raccolti in sede istruttoria, il Presidente dell'Istat, sentito il Comitato di indirizzo e coordinamento dell'informazione statistica (Comstat), esprime il proprio parere in merito all'accoglimento ovvero al rigetto dell'istanza pervenuta. Analogo parere viene espresso dal Ministro titolare di funzioni di vigilanza nei confronti dell'ente richiedente (art. 4, comma 1, d.lgs. n. 322/1989).

Nel caso in cui la valutazione del Comstat abbia esito positivo, la Dcre predispone lo schema del decreto di inserimento che il Presidente dell'Istat provvederà a proporre alla Presidenza del Consiglio dei Ministri per la successiva adozione.

Nell'ipotesi in cui il Comstat non ritenga soddisfatti i criteri di ammissibilità, l'esito dell'istruttoria sarà comunicato all'ente richiedente, indicando le ragioni che hanno indotto a respingere la richiesta di ammissione.

È disponibile un modello per la richiesta di ammissione al Sistan di uffici di statistica costituiti presso istituzioni pubbliche.

Con riferimento all'inserimento nel Sistan dell’ufficio di statistica di un soggetto privato, la procedura di valutazione della richiesta avviene ai sensi del D.P.C.M. n.152 del 9 marzo 2000.

I soggetti privati che svolgono funzioni o servizi d'interesse pubblico o si configurano come essenziali per il raggiungimento degli obiettivi del Sistema statistico nazionale (Sistan) per partecipare mediante il proprio ufficio di statistica al Sistan devono avanzare all'Istat apposita istanza corredata dagli elementi informativi necessari per la valutazione della sussistenza dei requisiti e del rispetto seguenti criteri individuati dal legislatore (art. 1, D.P.C.M. n. 152/2000):

a) potenziamento della capacità informativa del Sistan, mediante la copertura di nuovi settori di informazione o la disponibilità di informazioni complementari ed integrabili con altre già disponibili presso il Sistema stesso;

b) incremento della capacità organizzativa del Sistema, apportando, quale ente titolare di una rilevazione o intermedio rispetto ad altro ente, un contributo significativo nel processo di produzione dei dati o nella creazione di sistemi informativi statistici;

c) realizzazione di economie nello svolgimento delle rilevazioni, determinando risultati che non potrebbero conseguirsi se non attraverso un consistente impiego di risorse;

d) diminuzione del carico statistico sui rispondenti;

e) garanzia dell'osservanza delle disposizioni del decreto legislativo n. 196/2003, con riferimento alla tutela della riservatezza.

L’Istat, tramite la Direzione centrale per i rapporti esterni, le relazioni internazionali, l'ufficio stampa e il coordinamento del Sistan (Dcre), svolge l'istruttoria anche acquisendo elementi da altri enti.

Il Presidente del Consiglio dei Ministri ovvero, se nominato, il Ministro delegato all'attuazione del decreto legislativo 6 settembre 1989, n. 322, emana il provvedimento di definizione del procedimento, su proposta del Presidente dell'Istat, sentito il Comitato di indirizzo e coordinamento dell'informazione statistica (Comstat)

È disponibile un modello per la richiesta di partecipazione al Sistan di uffici di statistica costituiti dai soggetti privati di cui all’art. 1 del D.P.C.M. n. 152/00.