Il Psn assolve alle funzioni individuate dalla normativa europea e nazionale in relazione agli obblighi informativi nei confronti degli interessati, qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato e il conferimento dell'informativa a quest’ultimo richieda uno sforzo sproporzionato rispetto al diritto tutelato (art. 14 del Regolamento (UE) 2016/679 e art. 6, comma 2, delle Regole deontologiche - all. A.4 al d.lgs. n. 196/2003).
Con specifico riguardo al trattamento dei dati personali, e in ottemperanza a quanto previsto dal Regolamento europeo, il legislatore italiano ha infatti individuato nel Psn l’atto in cui specificare i tipi di dati trattati, le operazioni eseguibili e le misure adottate per tutelare i diritti e le libertà fondamentali degli interessati, qualora non siano individuati da una disposizione di legge o di regolamento, nonché le misure tecniche e organizzative idonee a garantire la liceità e la correttezza dei trattamenti, con particolare riguardo al principio di minimizzazione dei dati (art. 6-bis, comma 1-bis, d.lgs. n. 322 del 1989). Ai sensi della medesima norma, inoltre nel Psn sono espressamente individuati anche:
- i trattamenti delle categorie particolari di dati personali di cui all’art. 9 del Regolamento europeo, ovvero quelli relativi all’origine razziale o etnica, alle opinioni politiche, alle convinzioni religiose o filosofiche e all’appartenenza sindacale, dati genetici, dati biometrici, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona;
- i dati di cui all’art. 10 del medesimo Regolamento relativi a condanne penali e reati.
I trattamenti di tali dati (artt. 9 e 10 del Regolamento europeo) sono ammessi qualora siano previsti dal diritto dell'Unione europea ovvero, nell'ordinamento interno, da disposizioni di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento che specifichino i tipi di dati che possono essere trattati, le operazioni eseguibili e il motivo di interesse pubblico rilevante, nonché le misure appropriate e specifiche per tutelare i diritti fondamentali e gli interessi dell'interessato. In mancanza di altre disposizioni, gli enti Sistan possono trattare le categorie particolari di dati personali sulla base dell’inserimento del relativo lavoro nel Psn.
Le informazioni necessarie a rendere l'informativa agli interessati sono contenute nel Volume 2 del Psn, dedicato ai lavori che trattano dati personali.