Il Framework per la qualità degli archivi amministrativi

L'utilizzo a scopo statistico degli archivi amministrativi da parte di una platea di soggetti tendenzialmente sempre più estesa richiede la predisposizione delle condizioni affinché ciò possa avvenire in modo agevole ed efficiente a partire, innanzitutto, dall'accesso alla necessaria informazione sulle caratteristiche strutturali degli archivi e sulla loro qualità, intesa in senso multidimensionale.

Se nel dibattito pubblico si tende a sottolineare in prevalenza l'importanza dei requisiti di disponibilità effettiva e facile accessibilità degli archivi, operativa e tecnologica, per l'utilizzatore statistico non sono meno importanti altri aspetti.

Un primo aspetto è la disponibilità di documentazione completa e articolata dei contenuti dell'archivio, vale a dire la possibilità di acquisire conoscenza puntuale dei collettivi di tipo popolazione o evento ai quali sono riferite le informazioni in esso gestite, delle variabili osservate per ciascun elemento di ogni collettivo con le relative classificazioni, degli identificativi utilizzati per gli elementi di ogni collettivo, delle relazioni che legano gli elementi dei collettivi, e di disporre di definizioni quanto più accurate possibile dei collettivi stessi e delle variabili.

Questo è infatti l'obiettivo principale delle istruttorie sugli archivi e, in generale, delle attività di documentazione il cui risultato è reso disponibile all’utenza mediante il sistema DARCAP.

Ulteriori dimensioni della qualità tradizionalmente oggetto di valutazione per le indagini diventano rilevanti per gli archivi amministrativi quando sono utilizzati a scopo statistico: la copertura dei collettivi osservati, la tempestività della raccolta e della messa a disposizione dei dati, la presenza e la natura degli errori di misura e la possibilità di correggerli.

Altri aspetti poi acquistano rilevanza a causa delle peculiarità degli archivi amministrativi, che si caratterizzano solitamente come processi di osservazione condotti con continuità nel tempo e possono essere affetti da errori sistematici loro specifici, relativi ad esempio alla dimensione longitudinale della copertura.

Ancora, l’utilizzo degli archivi amministrativi in connessione con altre fonti nella costruzione di Sistemi Informativi Statistici porta ad attribuire importanza centrale alla presenza e correttezza dei codici identificativi e in generale delle informazioni che permettono l'integrazione di più fonti.

Come per le rilevazioni dirette su famiglie, imprese e istituzioni, è necessario elaborare metodiche standard per valutare la qualità degli archivi in modo omogeneo e generalizzato, attraverso una riflessione originale e uno studio specifico che tenga conto della realtà dei processi di osservazione che caratterizzano gli archivi amministrativi, più generali e meno controllabili delle rilevazioni statistiche.

Perciò, nell'ambito del coordinamento della modulistica amministrativa, è stata avviata un'attività di studio e analisi finalizzata a definire un Framework per la qualità degli archivi amministrativi, acquisendo, confrontando e rielaborando i risultati delle attività su questo tema finora condotte in ambito nazionale e internazionale.

L'obiettivo è definire un protocollo standard di valutazione della qualità che guidi a produrre non solo valutazioni confrontabili per ciascuna delle più generali dimensioni della qualità rilevanti per gli archivi amministrativi ma anche analisi puntuali, confrontabili e combinabili e, se possibile, stime quantitative dell’affidabilità del dato riferito al singolo collettivo e alla singola variabile di ogni archivio amministrativo.

A oggi è stato rilasciato il Framework per la qualità degli archivi amministrativi – Seconda versione 2015, che illustra approfonditamente l’approccio adottato per la valutazione della qualità degli archivi amministrativi, e sarà in seguito completato con l’analisi dettagliata degli errori di copertura e di accuratezza.

Per ulteriori informazioni è possibile rivolgersi a:
commissione-modulistica@istat.it