Le attività di istruttoria

Le attività di istruttoria sugli archivi amministrativi hanno i seguenti obiettivi:

  • porre a disposizione degli utilizzatori documentazione standardizzata sul contenuto e sulla qualità degli archivi;
  • migliorare la qualità degli archivi amministrativi utilizzabili a scopo statistico mediante interventi diretti sul loro contenuto ed, eventualmente, anche sulla loro organizzazione e modalità di gestione;
  • definire standard e linee guida per la documentazione e la qualità degli archivi amministrativi, via via più articolati in funzione del cumularsi di esperienze di intervento sugli archivi.

L'istruttoria su un archivio amministrativo consiste in un'operazione di analisi del contenuto e della qualità del singolo archivio e può essere spinta ad un livello minore o maggiore di dettaglio a seconda delle esigenze.

Essa viene realizzata dal Nucleo tecnico istituito nell'ambito della Commissione permanente per il coordinamento della modulistica amministrativa (si veda in proposito l'organizzazione per il coordinamento della modulistica amministrativa) in collaborazione con tutti i soggetti coinvolti nella gestione dell'archivio e con l'ausilio di membri della Rete degli esperti. Si svolge con modalità di lavoro informali ma utilizzando strumenti metodologici e concettuali adatti a condurre analisi rigorose e secondo modalità standardizzate, tali da permettere di confrontare agevolmente i risultati ottenuti nelle diverse istruttorie.

Le attività di istruttoria possono interessare tutti gli archivi già utilizzati (tipicamente per lavori Psn) o potenzialmente utilizzabili a scopo statistico, individuati sulla base del lavoro svolto dalla Commissione eventualmente sentiti i Circoli di qualità, la Cuis e il Comitato Istat di utilizzazione statistica delle fonti amministrative.

L'attività di istruttoria su ciascun archivio amministrativo si articola nelle seguenti fasi, condotte in cooperazione fra il Nucleo tecnico, i soggetti coinvolti nella gestione dell'archivio e i rappresentanti dei settori Istat competenti per materia:

1. ricerca e predisposizione di documentazione sull'archivio;

2. da parte del Nucleo tecnico, prima analisi della documentazione e redazione di una proposta di specifica delle caratteristiche anagrafiche e di una proposta di specifica strutturata dei contenuti informativi dell'archivio, in termini di collettivi osservati e loro relazioni, variabili, classificazioni;

3. validazione e completamento della specifica delle caratteristiche anagrafiche e della specifica strutturata dei contenuti informativi dell'archivio mediante colloqui con gli esperti;

4. raccolta dagli esperti di indicazioni sugli usi e sulla qualità dell'archivio seguendo l’apposito questionario.

Successivamente può essere decisa la definizione ed esecuzione di un piano specifico di analisi approfondita della qualità dell'archivio e calcolo di indicatori di qualità, con la guida del Framework per la qualità degli archivi amministrativi. L’istruttoria può anche essere successivamente approfondita con analisi di ulteriori aspetti (procedure di acquisizione dati, caratteristiche dei processi di lavorazione, valutazioni finali sull'effettiva modificabilità dell'archivio a scopo statistico).

All’istruttoria può seguire l’elaborazione di un piano di intervento sull'archivio, costituito da indicazioni utili a renderlo il più possibile utilizzabile a scopo statistico.

Il sistema DARCAP fornisce supporto agli esperti Istat nella conduzione delle istruttorie e pone a disposizione degli utilizzatori la documentazione prodotta nell’ambiente Darcap-Consultazione.

Per ulteriori informazioni è possibile rivolgersi a:
commissione-modulistica@istat.it